Проектная деятельность как способ стратегического планирования. Методика составления проекта

Методическое пособие

Одной из основных функций управления деятельностью является планирование. Организация работы библиотеки невозможна без предварительного планирования, в ходе которого осуществляется разработка системы мероприятий, определяются цели и задачи, пути их достижения, плановые показатели работы библиотеки и её подразделений на календарный период.

В книге М.Н. Колесниковой «Менеджмент библиотечно-информационной деятельности» даётся следующее определение понятию план. План работы библиотеки – система взаимосвязанных, объединенных общей целью плановых заданий, определяющих порядок, сроки и последовательность выполнения работ, а так же проведения мероприятий в библиотеке.

В библиотечной применяют различные виды планов, поэтому существуют их классификации по разным основаниям:

1.По содержанию:

-универсальные

-тематические

2. По объему планируемой работы:

 -сводный план нескольких библиотек

-план библиотеки (одной)

-план структурного подразделения

-индивидуальный план сотрудника

3. По срокам выполнения:

-месячный

-перспективный

-стратегический

Все планы призваны обеспечить в совокупности планомерность и согласованность развития библиотеки и должны быть приведены в систему, обеспечивающую непрерывную работу по планам и исключающую их дублирование.

Такие виды планов, как перспективные и стратегические, вошли практику работы библиотек относительно недавно; составление их вызвано постоянно изменяющимися социально – экономическими условиями.

Вкратце, о перспективном плане. Обычно он рассчитан на пять лет и намечает общие направления развития библиотеки. В  нем отражаются главные, решающие задания длительного значения; определяется уровень, которого надо достичь к концу планируемого срока. Перспективные  планы могут быть как универсальными по охвату направлений деятельности, так и тематическими по отдельным направлениям.

Но наиболее актуальным в последнее 10-летие стало  стратегическое планирование. Понятие «стратегия» вошло в число управленческих терминов в 1960 годы, когда неординарные ситуации в экономике стали возникать всё чаще. В связи с этим потребовались разработки моделей поведения организации в изменяющихся условиях. Основной целью стратегического планирования стало инновационное развитие организации.

Как правило, в библиотеке стратегический план составляется на 2-3 года. В отличие от перспективного, в котором плановые задания распределяются по годам, стратегический план составляется по срокам реализации намеченных целей и обязательно предусматривает ресурсное обеспечение достижения каждой цели.

Формулировок стратегий много. Приведу наиболее актуальную: «Стратегия – процесс определения и установления связи организации с её окружением, состоящий в попытках достичь желаемого результата посредством эффективного распределения ресурсов».

Если применить это определение к бюджетному учреждению в частности к учреждению культуры, то самым главным в этой формулировке будет то, что стратегия – это процесс определения и установления связи с окружающей средой. В этом одно из важных отличий стратегического развития от простого функционирования.

Новая социокультурная ситуация, вызванная изменениями политического и социального характера, поставила публичные библиотеки перед необходимостью переосмыслить своё назначение и сферы интересов, по новому определить цели и задачи деятельности.

Благополучие традиционных культурных институтов теперь зависит от того, насколько они готовы активно действовать в современных условиях, понять и определить своё место в обществе, найти своего потребителя.

А это возможно только:

-через проектную деятельность

-расширение оказываемых услуг

-поиск дополнительных средств

-привлечение спонсоров.

Проектные технологии сегодня повсеместно входят в практику стратегического планирования работы библиотек. Результатом этой деятельности являются целевые программы и творческие проекты. Отметим, что одним из главных отличий проектирования от планирования заключается в том, что проектирование направлено на решение внешних проблем организации, тогда как планирование – на внутренние проблемы.

Проектно – программная деятельность с каждым годом получает всё более широкое распространение. Отдельные субъекты федерации законодательно закрепили приоритетное направление программно-целевого планирования и финансирования в сфере культуры. Поэтому овладение этой технологией становится одним из показателей профессионализма сотрудников сферы культуры.

Проектно – программный метод в культурной деятельности предполагает осуществление определенной последовательности действий, связанных единым замыслом и целью и рассчитанных на более или менее длительный период. Все усилия, как правило, направлены на решение конкретной проблемы.

Основными организационными формами, характерными для этого метода, являются культурный проект и программа.

Проект отличает локальный характер организации. Ёще одной отличительной чертой проекта можно назвать его конечность.

Программа более длительна по времени и сложна по составу, она может включать несколько проектов, объединенных тематически. Кроме того, программа может охватывать большую территорию, ее, возможно, пролонгировать, а порой и продублировать, например, в другом регионе.

Например, ММУК «ЦБС» программы:

-«Родная земля – любовь во все времена»

-«Рядом с настоящим – прошлое»

-«Дети России – наше будущее» (все на 5 лет).

Программа – это развернутый  документ, прорабатывающий в масштабах конкретной территории (района, города, региона) всю совокупность условий, необходимых для оптимизации культурной жизни (т.е. процессов создания, сохранения, трансляции и развития культурных ценностей, норм, традиций, технологий) и включающий в себя, помимо анализа социокультурной ситуации и обоснования приоритетов культурного развития, функционально-содержательные модели учреждений и организационно-управленческих структур, а также материально-техническое, организационное, кадровое и информационное обеспечение реализации намеченных в рамках программы мероприятий, акций, идей, инициатив.

По форме программа – это документ, прошедший экспертизу и утвержденный на соответствующем уровне (учреждения, органа управления муниципальным образованием).

По содержанию программа – это документ с прописанными в нем целями, задачами, методами, посредством решения которых достигаются цели, социальным адресатом проекта, описанием проблемной ситуации, обоснованием необходимости и важности её разрешения. При этом организационный блок содержит комплекс научно-исследовательских, социально-экономических, производственных мероприятий. Здесь же указываются сроки проведения мероприятий, ответственные за их исполнение, а также средства (материальные ресурсы), необходимые для её реализации.

Проект (от лат. projectus – буквально означает «брошенный вперед»).  Под этим словом традиционно понимался замысел, план. В современном мире это понятие включает в себя процесс реализации идей.

Таким образом, проект – это разработка и осуществление ряда мероприятий, ограниченных во времени и направленных на достижение определенного результата, на изменение проблемной ситуации. Обращение к понятию «проект» в России сегодня – не только мода: представляется, что именно конкретные, укладывающиеся в определенный срок, результативные действия наиболее эффективны.

Примеры проектов МБ им. М.А.Ульянова:

-«Михаил Ульянов – душа и любовь народа» (2009-2011 г)

-«Разноцветные страницы детства» (июнь-август) организация летнего досуга детей.

Как видим, у каждого проекта свой жизненный цикл:

1.                    Это может быть календарный год (например, проект «И помнит мир спасенный» реализованный в юбилейный год Победы, городской филиал № 30 СХТ – проект «Чем дальше мы от этой даты, тем ярче виден подвиг боевой»;

2.                    Несколько месяцев (проект летнего чтения)

3.                    Несколько лет (проект по М.А.Ульянову).

Проект – это разовая деятельность, которая:

-имеет конечную цель и промежуточные задачи;

-производит четко обозначенный конечный результат, который может быть оценен;

-состоит из последовательных взаимосвязанных работ;

-использует ограниченное количество ресурсов: финансовых, информационных, временных;

-имеет обозначенные временные рамки (дату начала и окончания работ).

Сущность  проектной деятельности заключается в анализе проблем и выявлении причин их возникновения, выработке целей и задач, характеризующих желаемое состояние объекта (или сферы профессиональной деятельности), разработке путей и средств достижения поставленных целей.

Прежде чем создавать проект, нужно обдумать следующие вопросы:

1.                    С какими категориями потребителей культурных услуг мы работаем?

2.                    Какие традиционные либо новые уникальные услуги мы предлагаем?

3.                    Работаем ли мы с детской аудиторией и как её привлекаем?

4.                    Координируем ли мы свою деятельность с другими учреждениями, организациями?

5.                    Для чего нужна ваша библиотека селу и кто в ней нуждается?

6.                    Изучаем ли мы своих потребителей?

В нашей сфере деятельности в качестве объекта проектирования выступает сложное образование, включающее в себя накладывающиеся друг на друга две подсистемы: социум и культуры,  следовательно, в сфере культуры проектирование социокультурное.

Для профессий культурологической направленности социокультурному проектированию подлежат процессы и явления, характерные для культуры и общества в целом, а также культурная жизнь конкретного региона: здесь предметом регуляции являются различные социально-культурные субъекты (объединения, организации, учреждения), а целью -создание условий для саморазвития культурной жизни, поддержка приоритетных направлений и видов культурной деятельности, имеющих общественную и личностную значимость.

Задачи проектной деятельности:

1.Анализ ситуации, т.е. всесторонняя диагностика проблем и четкое определение их источника и характера;

2.Поиск и разработка вариантов решений рассматриваемой проблемы (на индивидуальном социальном уровнях) с учетом имеющихся ресурсов и оценка возможных последствий реализации каждого из вариантов;

3.Выбор наиболее оптимального решения  (т.е. социально  приемлемых  и культурно обоснованных рекомендаций, способных произвести желаемые изменения в объектной области проектирования и его проектное оформление;

4.Разработка организационных форм внедрения проекта в социальную практику и условий, обеспечивающих реализацию проекта в финансовом, правовом отношении.

Итак, библиотечный проект является плановым документом, который охватывает одну проблему и детализирует задачи, которые помогут её решить. Целью разработки проекта является решение конкретной проблемы с помощью дополнительных финансовых средств, которых нет у библиотеки, но которые могут быть получены от грантодателей, дарителей, либо по каналам спонсорской помощи.

Если попытаться унифицировать процесс создания проекта, то технология его разработки включает в себя:

-анализ ситуации, актуальность проекта (постановка проблемы);

-цели и задачи проекта;

-целевая аудитория;

-направления деятельности;

-мероприятия по реализации проекта;

-ресурсное обеспечение проекта (материально-техническая база, бюджетные средства и внебюджетные источники, кадровые ресурсы);

-бюджет проекта, финансирование проекта;

-предполагаемый, ожидаемый  результат.

Структура проекта (из каких частей состоит проект)

I.              Введение.

В этом разделе можно кратко описать деятельность вашей организации (цель, задачи учреждения, сколько времени оно существует, какими ресурсами обладает). Введение должно вызвать доверие к Вам со стороны того, кто держит в руках проект. Текст должен быть четким, кратким, простым по форме, по возможности без применения специальных терминов. Рекомендуемый объем – до 1 стр. 

Например, проект «М.А.Ульянов – душа и любовь народа».

 Пример. Введение: Программа Муромцевской межпоселенческой библиотеки им М.А.Ульянова ММУК «ЦБС» «Михаил Ульянов – душа и любовь народа» разработана в 2009 году  и ориентирована на все возрастные категории.

II.               Постановка проблемы (актуальность проблемы, сущность проблемы и обоснование значимости проекта). В этом разделе описывается объективная ситуация в стране, регионе, городе, вызвавшая ту конкретную проблему, которая может быть решена с помощью заявляемого проекта или программы (т.е. почему возникла необходимость в выполнении проекта). В разделе «Постановка проблемы»:

- формулировка проблемы, её описание, актуальность и востребованность (для целевой аудитории, для вашей организации, для вашего региона, для направления деятельности);

- каковы пути решения проблемы (основной задачи), т.е. как проект может решить проблему;

- как в идеале должна выглядеть ситуация после решения поставленной задачи (проблемы).

Наиболее употребляемые лексические конструкции при постановке актуальности темы:

- в современной ситуации…..приобретает особую остроту;

- в условиях распространения…..проблема….актуализируется;

- проблема….сегодня актуальна как никогда, поскольку…;

- невнимание к проблеме… препятствует….

Рекомендуемый объем раздела: 1-3 стр.

III. Цели и задачи проекта – дают представление о том, каковы же будут итоги выполнения проекта. Цель – это во имя чего предпринимается проект. Цель – это желаемый результат (предмет стремления то, что желательно осуществить).

Удачная формулировка, как правило:

-направлена на решение проблемы;

-описывает планируемое изменение;

-локализована в пространстве;

-реалистична.

Лексические формулировки цели:

-создание условий, способствующих…

-формулирование у….интереса к….

-повышение…

-обеспечение…

-воспитание…

-содействие…

-побуждать…

-знакомить…

-расширять…

Например,- побуждать познавательный интерес к зарубежной литературе;

-воспитание языковой культуры старшеклассников и студентов посредством пропаганды лучших образцов художественного слова;

-обеспечение качественного и оперативного библиотечно-информационного обслуживания всех категорий пользователей, а также повышение правовой грамотности, правовой культуры населения;

-создание условий, способствующих повышению интереса местного сообщества к освоению наследия М.А.Ульянова, направленность мероприятий на патриотическое воспитание и повышение гражданского самосознания подрастающего поколения.

Целей не может быть много, их, как правило, 1-2.

Задачи – конкретные шаги по достижению цели, конкретный эффект, достигнуть которого требуется в ходе выполнения проекта.

Задачи:

·        Этапы проекта

·        Имеют начало и окончание

·        Связаны друг с другом

·        Требуют людей

·        Требуют ресурсов

·        Контролируемы

Задачи должны быть четким, непосредственно направленными на решение указанных в проекте проблем..

Основное отличие цели от задачи: цель не может быть оценена количественно, задача – может быть оценена количественно, и она является шагом на пути к достижению цели.

Например, цель: формирование среди детей интереса к чтению, как одному из способов содержательного и интересного проведения досуга; несколько задач: 1. Позиционировать лучшие образцы детской литературы; 2. Стимулировать чтение детей для расширения их кругозора.

Задач бывает много ( от 3 до 10), в зависимости от объема проекта. Оптимальное количество задач – не более 4.

Лексические формулировки задач:

·        Вовлечь …(пользователей, жителей и т.д.) в…(какую-либо деятельность);

·        Установить …(связь, сотрудничество) с …(кем?);

·        Формировать …(культуру чтения, позитивное отношение и т.д.);

·        Создавать…

·        Позиционировать…

·        Стимулировать…

·        Активизировать… (читательскую, творческую активность и т.д.);

·        Организовать…

·        Воспитывать у…

·        Помочь…(кому?)…в …(чем?);

·        Обратить внимание…(кого?)…на…(что?);

Примеры задач:

·        Воспитывать у читателей стремление к культуре речи, умению пользоваться богатствами родного языка

·        Формирование литературного вкуса пользователей

·        Создание с помощью журнала привлекательного и индивидуального стиля библиотеки

·        вовлечь как можно большее число жителей района в процесс освоения наследия М.А.Ульянова;

·        формировать позитивное отношение муромчан к месту проживания, чувство гордости за район;

·        формировать позитивный имидж библиотеки; совершенствовать и активизировать использование ресурсов муниципальной библиотеки.

Общий объем раздела «Цели и задачи» - 1 страница.

IV.Сроки реализации (на какой период рассчитана программа или проект).

Пример: ( из программы «М. У. – душа и любовь народа») Программа рассчитана на 2 года. Основная часть программы - мероприятия, направленные на решение задач .

V.Механизм реализации программы (методы выполнения проекта, планируемая деятельность с календарным планом)

В этом разделе указываются мероприятия, которые необходимо провести для достижения намеченных результатов и для решения поставленных задач.

Приводится схема организации работы по проекту и календарный план. Из раздела должно быть ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены.

Рекомендуемый объем - не более 2 страниц.

VI.Ожидаемые результаты реализации программы (какие изменения произойдут в вашей деятельности и в контрольных показателях, в социокультурной ситуации в общем в результате реализации проекта или программы).

·        Примеры:

1.     Увеличение показателей деятельности

зала М. Ульянова:

*  Посещений –  в 2010 году - на 5% (в сравнении с 2009 годом), в 2011 году - на 5% (в сравнении с 2010 годом),

*Количества массовых мероприятий в 2010 году - на 30% (в сравнении с 2009 годом), в 2011 году – на 40% (в сравнении с 2010 годом).

2.     Изменения в социокультурной сфере:

*  повышение и востребованности фонда зала Ульянова;

*  укрепление связи муниципальной библиотеки и средних образовательных школ района по работе с творческим наследием М.А.Ульянова;

*  участие в творческих конкурсах представителей молодого и старшего поколений, семей  с целью формирования культуры диалога поколений;

*  наличие патриотических чувств у  подрастающего  населения района, в том числе чувства гордости за  своего земляка - М.А.Ульянова;

*  включение зала М.Ульянова в карту туристских маршрутов Муромцевского района;

*  выпуск широкого спектра издательской и PR-продукции;

*  создание собственного сайта МБ им. М. А. Ульянова в сети Интернет с отдельной рубрикой «Мемориальный зал М. А. Ульянова»

·        увеличение числа читателей-детей и посещаемости массовых мероприятий;

·        укрепление связи между библиотекой и организациями-партнерами;

·        повышение имиджа библиотеки за счет расширения спектра предоставляемых услуг местному  сообществу;

Подводя итог, хочу сказать, что участие в проектно-программной деятельности дает очень много преимуществ для развития библиотеки:

·        Коллектив подтверждает свой профессионализм и способность обеспечить нововведения;

·        Реализация программы, утвержденной на муниципальном уровне, дает возможность библиотеке расширить каналы финансирования;

·        С целью реализации выбранной стратегии библиотеки , положенной в основу программных  мероприятий и направленной на расширение спектра предоставляемых услуг, предполагается поиск дополнительных каналов финансирования;

·        Участие в проектной деятельности предоставляет специалистам библиотеки возможность для самореализации и стимулирует их к повышению профессиональной и  творческой активности.

Таким образом, программирование библиотечной деятельности – это возможность еще раз заявить о себе, подчеркнуть значимость библиотеки в развитии культуры местного сообщества, повысить  престиж профессии библиотекаря.